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エバーノートで業務効率化!その3 相模大野の司法書士からのアドバイス

2017 / 03 / 06 / 月


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本日もEvernoteを業務で使って業務効率を図りましょう!というお話です。

昨日は、フォルダーに相当するノートブックの分類、

01_仮受箱、02_緊急、03_電話連絡帳、04_プロジェクト、05_回覧・連絡事項

についてお伝えしました。今日は残りのノートブックをご紹介したいと思います。


6番目のノートブックは、06_ミーティングとしております。事前にミーティングの内容をノートにアップしておきます。報告事項・検討事項・TODO事項・ミーティングに関するPDFの資料などを1枚のノートにまとめます。ミーティングを開始したら、決定事項をその場でノートに打ち込んでいけば、ミーティング開始前は式次第、終了時には会議録となります。

 

7番目のノートブックは、07_名刺管理にしており、いただいた名刺をスキャナーでスキャンして、画像として保管するようにしています。やはり、PCからでもスマホからでも、端末機器に限定されることなくどこでも検索して見ることができるのが便利ですね。以前はスマホで写真をとって、アドレス帳に保存・・・てことをしていましたが、読み込みの精度も高いですし、手間もかからないので、今の保存方法の方が断然便利となりました。

 

8番目のノートブックは、08_手紙・ハガキにしております。お客様からいただくお礼のお葉書、喪中のお葉書、年賀状をスキャンしています。なお、ノートブックはスタックといって、さらにノートブックを階層化することができます。手紙・ハガキのノートブックは、2017年年賀状(受取分)、2017年(送付分)、喪中、その他などさらに階層化に分類して保存するようにしております。年賀状などは枚数が多いので、年度毎に分類して保存しておいたほうが検索も楽ではないかと思います。

 

9番目にはマニュアルのノートブックを作成しています。こちらには、各種マニュアルをスキャンしておくことで、各操作に迷ったときにEvernote上で操作方法を確認することができるので、便利です。

 

10番目には完了というノートブックを作成しております。上記のノートブックで利用することが終わって、もう利用することがないノートについて、完了のノートブックに移動して保存しております。つまり、情報を見えない化することで今の時点で大事な情報とそうでない情報を選別する仕組みとしております。

 

その他のノートブックの一例として、FAXというノートブックを作成しております。当事務所に来たFAXは、複合機で印刷されることなく、パソコンにPDFで取り込まれます。パソコンに取り込まれたPDFのうち、DM広告などの不要なものを削除し、必要なものをPDFのままEvernoteノートに保存します。後日、もう一度その情報を取り出したい場合、今まではPDFで保存したフォルダーから、いちいちPDFを開いて該当のFAXを探す必要があったのですが、Evernoteに保存してからは、キーワードを入れると検索して表示してくれるので、探す時間がなくなりました。

 

また、役員変更というノートブックも作成しております。株式会社のお客様は、それぞれの会社で異なる役員の任期が設定されており、時期がきたらお客様に役員変更の時期が到来した旨のご案内をすることにしております。その案内を差し上げた書類をPDFで保管しておいて、その後の進捗確認に利用しています。お忙しいお客様ですと、一度のご案内ではご連絡をいただけない場合もありますので、ご案内してから実際に案件まで着手していない案件をこのノートブックで管理するようにして、役員変更の手続きが遅滞して過料などの罰金がかからないよう仕組みに利用しております。

 

その他、スタッフが自分の名前で独自のノートブックを作成し、備忘録等で利用するなど、アイデア次第でいろいろなことに利用できます。

 

ということで、当事務所での実際の活用方法をお伝えさせていただきました。明日は、個人の利用方法やその他についてお伝えできればと思います。


 

 


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