ペーパーレスで業務効率改善！　相模大野の司法書士からのアドバイス

今日は、これから業務改善の提案に関する打ち合わせを行います。自分のことはともかく、人の足りないところは良く目に付くものです・・・。

業務改善を行う際にポイントとなるのが、業務効率化に関してのことです。技術の進歩に関して、使うツールを変えていく必要がありますし、発想を転換している必要もあります。

同じことを繰り返していてや今までの慣習について疑問を持たなければ、業務効率を改善をすることができません。

そんななか、関西の銀行で生命保険契約を「ペーパーレス化」する仕組みを取り入れたとの記事がありました。

銀行での契約書類は、似たようなことを何度も記入して、契約が終わるころには疲れ切ってしまい、なんとかならないかと思っているお客様は多いのではないかと思います。その疑問について銀行が新たな技術や発想をとりいれ、今回のペーパーレス化の仕組みを導入することにより、お客様が記入する書類が１２種類から２種類まで削減されるということです。

署名や個人情報の入力は、タブレット端末で行い、自動入力されることが増えることで、約半分の時間で契約手続きが済むようになるようです。

タブレット上で行うことで、紙の契約では人間が記入漏れなどをチェックする必要があり、人手を時間を要しますが、コンピューターが自動で指摘する機能があるため、正確で、かつ、作業効率も向上します。

ネットで商品を注文する際に、間違った記載をするとコンピューターによって注意を喚起してもらえるのと同じイメージでしょうか・・。

また、契約書を電子化することで、契約書に貼る印紙も不要となり、業務効率と同時にコストの削減にもなります。

紙でないとダメ！という発想では、契約書がペーパーレスになるということはありません。また、印鑑が絶対必要！という発想でもペーパーレスにしていくことができません。

普段自分が考えていることが、何かの制限となって業務効率化を妨げていないか今一度振り返ってみたいと思います。