緊急でないけど重要なこと！相模大野の司法書士からのアドバイス

昨日まで、エバーノートを活用した業務効率についてお伝えしました。ブログを書きながら、何がきっかけで業務効率について、考えるようになったのかな？・・と考えてみると、ある研修の中で、「きこりの話」を聞いて心に刺さったときからではなかったかと思います。

きこりの話を聞くまで、業務効率はおろか、下にご紹介する「きこり」と同様かそれ以下の状態だったのではないかと思います。（今でもそうかもしれませんが・・・）

ちなみに、きこりの話とは・・・

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ある日の朝、旅人は山の中を歩いていました。

奥深い森の中、汗を流しながら一生懸命に木を伐っているきこりを見かけました。

そして夕方、同じ道を戻ってみると・・・、朝と同じ場所で、玉の汗をかきながら一生懸命木を伐り続けているきこりがいました。

でも、あんまり作業は進んでいないようでした。

旅人は足を止めてよくよく見ると、きこりが使っている斧の刃は、ボロボロでした。

そこで、きこりに声をかけました。

旅人：「きこりさん、精がでますなぁ。でもあんまり作業は進んでないみたいですね、一旦手を止めて、斧の刃を研いだらどうですか？」

きこり：「旅人さんよ、なに言ってるんだよ、刃を研ぐ時間なんておいらには無いんだよ、木を伐るのが忙しくてさ・・・。」

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私は開業したときに、「正確かつ迅速に対応すること」をモットーにしましたので、「重要で緊急なこと」からまず対応するのは当然のこと、「重要ではないけど緊急なこと」にも全力投球していました。そのおかげで、「緊急ではないけど重要なこと」をおろそかにしておりました。

私にとって、緊急でないけど重要なこととはどういうことか考えてみると、

・目標を立てること

・新たな分野について開拓すること

・出来る人と会って刺激を受けること

・業務改善すること

・運動して健康に留意するなどなど・・・・が該当するのではないかと思います。

 

しかしながら、「忙しい、忙しい」が口癖になってしまって、これらの重要なことよりも、目の前の緊急なことの対応を優先しておりました。本当にそれらは今すべきなのか、そもそもやるべきでないのか判断することなく・・・。

 

業務改善の例でいいますと、私たちは登記申請後の添付書類を法務局に郵送で送付します。以前は、封筒に法務局の宛名を自筆で書く・・ということをスタッフ全員で行っておりました。手書きすることで時間もかかり、宛名の書き損じのリスクがあるにもかかわらずです。また、別の定型の書類の記入欄にはいつも同じことを書くにもかかわらず、全員で同じことを手で書いておりました。

 

郵送先の法務局は限られているので、タックシールで各法務局の宛名を印刷すれば、シールをはがして貼るだけなので、時間も節約できますし書き損じも防げます。また、同じことを何回も書く場合には、ゴム印を作成すれば、スタンプにつけて押すだけすぐに作業が終わります。よく考えれば、どちらが得がわかりそうなものなのですが、本日の郵便に間に合わさなければならない・・とか、すぐに書類をお届けしなければならない・・・とかで、そのような改善作業をするのを後回しにした結果、結局のところ、無駄な時間を浪費するという悪循環に陥っておりました。

 

また、書類の整理についても同じことが言えます。仕事を完了して、数年の時間が経過してから、お客様からお問い合わせのお電話をいただくことがあります。そうなったら、一気にオフィスの中は大変となります。過去１０年以上の資料の中から、該当のお客様の資料を探しだす必要があるからです。

中には「権利証って返してもらったかしら？」というお問い合わせについては、いつどこに郵送したかまで確認して、お客様にお答えする必要があります。そうなると、案件資料だけでなく、郵便記録までひっくり返すことになるので、これだけで何時間も時間をとられてしまうということが過去にはありました。

 

そういった過去の反省から、数年前からお客様の資料を電子データ化し、また一つの案件についての進捗記録を段階ごとにしっかりとって、誰がたずさわったかを記録するシステムを導入しました。これは、それぞれのパソコン上でなく、クラウド上で管理されているため、自分以外のパソコンからもスマホからも確認することができます。つまり、お客様から上記のようなお問い合わせがあったら、お名前を検索すると、過去の履歴が電子データと共に表示されるので、すばやく対応することができます。

 

今後は、そのシステムとエバーノートを連携させて、さらなるお客様サービスと業務効率を図るべく、緊急ではないけど重要なこと（第二領域）に時間を投資したいと思います。

時間を生むことで、雑務や手続きにかかる時間を短縮して、お客様のご相談に対応する時間を確保することもできます。

 

第一領域・・・緊急かつ重要

第二領域・・・緊急でないけど重要

第三領域・・・重要でないけど緊急

第四領域・・・重要でも緊急でもない

 

時間というのは、だれでも平等に与えられるものです。しかし、時間をどこに投資するのかで、その後の自身を取り巻く環境に差がつくのではと思っております。過去の経験から、第三領域に時間を費やすことが多いと第四領域にも時間を費やすことになってしまうことが多くなります。重要でないけど緊急なことに時間を費やすとなぜかあまり満足感が得られないのです。そうすると、それらのストレスを癒すために、単なる飲み会やネットサーフィンなどの第４領域で憂さ晴らしをしがちになってしまい、時間の無駄遣いをしてしまいます。

 

そんな自身の反省の意味を込めて、時間の使い方についてお伝えさせていただきました。

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