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本末転倒・・・・!       相模大野の司法書士からのアドバイス

2017 / 09 / 15 / 金


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ITで効率を図るはずが・・・・・・

 

昨日はメールのやりとりで、一日の仕事の大半を費やしている状況を書きました。IT化で業務効率を図って、時間を生み出さなければならないのに、逆に時間を浪費してしまっています。

 

複数のイベントが重なっているとは言え、冷静になって考えてみると、目の前のメールの返信をすることに気を取られ過ぎて、もっと効率的に仕事を進めるにはどうしたらいいか考える時間をとれていなかったことに気づきました。

 

時間管理には、「緊急で重要なこと(第1領域)」「緊急ではないが重要なこと(第2領域)」「緊急だが重要でないこと(第3領域)」「緊急でも重要でもないこと(第4領域)」の4つがあります。

 

仕事を行う上で、第2領域よりも第3領域が多くならないように意識していたのですが、結果として大事な「第2領域」をおろそかにして、目の前のことをこなすことだけで精一杯になっていたような気がします。

 

例えば、メールで資料をやりとりする機会が多かったのですが、メールで文書の修正を何度もしていると、自分の持っている文書が最新のものかどうかわからなくなってしまいます。

 

また、それらを防ぐために文書をその都度印刷していると、紙での資料ストックが相当な量となってしまい、それらの文書を整理するにも時間を要してしまうこととなります。

 

今考えてみると、クラウド上のDropboxを使って、ファイルを共有しておけば、最新のものが常に保存することができますし、プロジェクトに関わる方がアクセスして共有することが出来たのに、大変だと思いつつ効率化を考えずにメーリングリストでのやり取りを続けてしまっておりました。

 

時間がないからと仕事の進め方に疑問を持たなかった結果、時間をだいぶロスする結果となってしまいました。忙しいからと目の前の木を切り落とすことだけを考えて、時間がないからと斧の刃を研ぐことをおろそかにした木こりの話を思い出して反省した次第です。


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