エバーノートで業務効率化！その１　相模大野の司法書士からのアドバイス

私たちの仕事も、ＩＴ化によって、仕事のやり方が昔とだいぶかわってきました。窓口まで行って申請していたのが、事務所のＰＣからオンラインで申請したり、お客様と電話やＦＡＸでやりとりしていたのがメールでのやり取りに変化するなどしております。

しかも、携帯が一般的になってきた頃から、仕事を仕上げるスピードやお客様からの問い合わせに関して、レスポンスまでの速度が要求されるようになった気がします。つまり、一つの作業に時間がかけられなくなっただけでなく、同時に複数のタスクを行う必要がでてきました。

そのような環境に対応するため、当事務所ではいろいろな仕組みをづくりをしております。今日はその中で、Evernoteを使って業務効率をする方法をご紹介したいと思います。

Evernoteは、自分のパソコンだけでなく、スマホ、タブレット、他のパソコンからもアクセスでき、どの端末に保存しても同期してくれますし、データーを他の人と共有することができます。また、保存したデーターを検索することもできますので、今まで大量の紙で持ち歩いていた資料などもＰＤＦで保存して、端末から確認することができます。

仕事で便利な使い方としてまず挙げられるのが、名刺の整理です。名刺をもらう機会は非常に多いのですが、今までは名刺ホルダーに業種別や五十音順で仕分けが必要であり、その作業にも時間がかかっておりました。また、外で名刺の情報を知りたくても名刺ホルダーを常に持ち歩くのは不可能なため、不便な思いをしておりました。

しかし、ScanSnap という名刺を読みこむスキャナーを購入すれば、もらった名刺を一気にEvernoteへスキャンすることができます。スキャンした名刺は、そのまま画像として登録されますので、スマホの中で名刺そのままの状態で見ることができます。また、スキャンされた名刺のデータにEvernote上でデータを追記することができ、名刺をもらった日、プロジェクト名、会話の内容等を記録しておくと次回お会いしたときの参考情報となります。検索機能があるので、とにかくEvernoteに保存しておけば、瞬時にお目当ての名刺を探すことができます。

次に、年賀状です。年賀状もこちらから送ったものと頂いたものをScanSnapでスキャンしておくと、このお客様に年賀状を出したかわからなくなってしまったときに検索して調べることができますし、去年は年賀状を出したか、年賀状をいただいたかもすぐに検索できます。

その他、電話連絡帳も紙のノートからEvernoteに変更しました。電話があった時、電話を受けた担当者がEvernoteに用件を打ち込みます。その際、用件と同時に、不在だった担当者と電話を受けた担当者をチェックボックスにして、名前を入れておくようにします。

外から戻ってきた担当者がEvernoteで電話連絡の内容を確認したら、自分の名前にチェックを入れます。その後、電話を受けた担当者は、不在だった担当者がチェックを入れたことを確認して自分の名前にチェックを入れるようにしております。そうすることで、伝え忘れを防ぎ、かつ電話を受けた人が最後まで責任をもって、用件を伝える仕組みづくりができます。

万一、急ぎの場合は、Evernoteに打ち込んだ用件を、そのままメールにして担当者へ送信することもできます。折り返しの電話番号も用件の中に打ち込んでおけば、担当者が自分のスマホで受信して電話番号をクリックするだけで、相手方に通話できるので、時間短縮にもなります。

このように、今日ご紹介したことだけでも、整理する時間、探す時間、記録する時間等々が大幅に短縮となりますし、利便性は確実に向上します。明日も引き続き、利用例をお伝えしたいと思います。