エバーノートで業務効率化！その４　相模大野の司法書士からのアドバイス

本日は、プライベートでEvernoteの利用方法をお伝えしようと思います。

ちなみに、私は業務用とプライベート用の２つのアカウントを持っております。両方ともプレミア版なので、費用はそれぞれかかりますが、合計しても１年間で1万円ちょっとなので、時間効率や利便性を考えると安い投資だと思います。

このプレミア版にしておくと、業務用→プライベート用　プライベート用→業務用のアカウントの切り替えが簡単に出来ます。具体的には左上にあるファイル（Ｆ）を選択すると項目が選択できる画面となるので、そこでもう一つのアカウントに切り替えをクリックすると別のアカウントの画面に切り替わります。

プライベートのノートブックも、仮受箱・緊急・マニュアル・完了などは同じように作成しておりますが、プライベート独自のノートブックに、アイデアというノートブックがあります。何か物事を考えるとき、机に座ってあれこれ考えてもアイデアって浮かびません・・・・。

ふとした瞬間、入浴中、飲んでるとき、ほっとした時、電車にのっている時などに限って、「あ！」と思うことが度々あります。今まではそれらをメモしたりしていなかったので、時間がたつとヒラメキが蒸発して無かったことになってしまっていたり、思いだせずに悶々とすることがあったので、最近は思いついたらすぐに入れるようにしています。

後から見返して、業務改善の参考になったり、話のネタになったり、ブログのネタになったりするので、とにかく頭に浮かんできたら泡となってはじける前に記録するためのツールとして利用しています。

また、言葉というノートブックを作成しています。「言葉は意識を変え、意識は行動を変え、行動は結果を変えると」いうことをある方から教えていただいてから、心にひびく言葉を集めるようにしています。普段の言葉づかいがネガティブになっていると、その行動結果に影響が出るので、モチベーションが高まることわざ、偉人の言葉、いいフレーズに出会った時、そのノートブックに貯めるようにしています。ちょっと、お疲れ気味の時に見返すと気持も高まってくるので、ストレス解消にも役立っています。

そして、ＮＥＷＳというノートブックも作成しています。これは、日経電子版で読んだ記事で記録しておきたいものを放り込んでいます。昔は新聞記事を切抜き・・・なんてこともありましたが、今はワンクリックで日経電子版からEvernoteに保存されます。もちろん、後日、キーワードで検索するとその記事に関するものがすべて表示されますので、理解しにくいことでも集中して記事を読むことでなるほど・・・と理解することができます。

後は、業務と同様、レターというノートブックを作成していますが、こちらには後々必要になるので捨てられないけど、捨てないとドンドンたまってしまうようなものをスキャンして保存するのに利用しています。例えば、年金記録のハガキとか、保険契約の内容に関するハガキなどです。それらは、スキャンした後、ハガキ自体は捨てるようにしています。常には見ないけど、イザというときに見たいものを保存するのに便利です。

便利といえば、いろんなところで利用するパスワード。これもＰＳＷというノートブックを作成して、ネットバンク、グーグル、パソコン、ネット通販などの各種ＩＤとパスワードを記録しています。なお、やはりセキュリティが不安なので、このＰＳＷが入ったノートは暗号化しています。

Evernote上でフォーマット（O)のタブをクリックして選択したテキストを暗号化するを選択すると、所定のＰＳＷでノート上の文字を暗号化することが出来るので、万一の場合でも安心です。ちなみに、Evernoteのログイン時も二段階認証を設定できます。二段階認証を設定しておけば、はじめて使う端末からＩＤとパスワードを入れた際、あらかじめ登録していた携帯にセキュリティコードの番号が送られてくるので、それらを入力しないとアクセスできないようになっております。私もこの二段階認証を利用して、万一に備えています。

その他、主婦の方であれば、子供の成長記録として写真を保存したり、料理のレシピを保存したり、家計簿の補助としてレシートをスキャンまたは写真をとって保存したり・・・・・など、いろいろなことに利用できます。

Evernoteは第二の脳と言われています。とにかく、必要な情報を放り込むことで、何か役に立つことが必ずあると思います。私も、まったくＩＴが苦手でしたが、使ってみるとあまりにも便利で手放せなくなります。ガラケーからスマホに変えた時のような感覚ですかね。やはりこのようなことにチャレンジするのも、時代の変化に対応するために必要なことかと思います。