クラウド活用で業務効率化を！　相模大野の司法書士からのアドバイス

昨日は、いつもお世話になっている社会保険労務士の事務所で、クラウドを活用した業務効率についての研修をさせていただきました。昨日のブログでご紹介した内閣府の規制改革推進会議で、税・社会保険関係手続きに関する改革案イメージが資料としてタイミングよくアップされていましたので、それらもご紹介しながら、当事務所で実際に活用しているクラウドサービスについての実例をお伝えさせていただきました。

ちなみに、規制改革推進会議の税・社会保険関係手続きに関する改革案には・・・

１．デジタルファースト

２．ワンストップ・ワンスオンリー

３．全体最適

がキーワードとなっており、税・社会保険関係手続の電子化や効率化に関する改革案が提示されておりました。

また、担当しているワーキング・グループから厚生労働省への質問事項の資料の中にも、デジタルファーストを原則として紙を介さずにデジタルのみで申請が完結すること、ワンストップを原則として類似の申告事項について複数の機関に申請することを不要にすること、ＡＰＩというソフトウェアを共有できる技術を使って、官庁による自前主義を撤廃し、申告手続きを事業者が利用している民間の労務管理システムのサービスを活用することができるようにする案などが記載されておりました。

私たち士業だけでなく、官庁のほうもＩＴ技術を活用した業務効率化について真剣に取り組んでいるようです。しかも、ＡＰＩを開放して民間サービスのシステムと連携していくことで、最終的には１箇所にまとめた情報があらゆる手続きに利用することができるシステムが出来る可能性もありそうです。

クラウドサービスも、上記と同じく、あらゆる情報をネット上のサーバーであるクラウドに一元的に集約して管理活用する仕組みです。

上の図のように、今までスマホにはお客様の連絡帳や名刺を保存し、デスクトップパソコンには、業務で使用しているワード文章が保存されていて、ノートパソコンには写真やＰＤＦが保存されていたとします。

それらの情報を各端末でなく、クラウド上に保存しておけば、いつでもどこでもどの端末からでも情報にアクセスして活用することができます。事務所のパソコンから、外回りの際にタブレット端末から、休日にスマホから・・・などなど自由にアクセス可能です。

例えば、名刺の管理もクラウドですると便利です。通常は、スタッフがお客様と名刺交換した後、各自で名刺を保存管理することになります。ところが、クラウドサービスを使ってネット上のサーバーに入れておけば、スタッフ全員がアクセスして情報を閲覧することができ、個人の情報から事務所共有の情報へと変化します。

私どもでは、いただいた名刺をスキャンしてエバーノートに保存するようにしています。保存する際に、どの案件でお会いしたかや、会話した内容、注意しなければならない事項などを一緒に記載することで、次回お会いするときに、名刺をもらった担当だけでなく、スタッフ全員が同じ情報を共有してお客様との接客の際に活用することができます。

今考えているのは、人間でなくても出来ることや、情報の収集・検索・記録などITが得意にしていることはITに任せて、今までそれらに費やしていた時間をお客様との対面やコンサルの時間にあて、ITでは代替できないことにもっと時間を投資しましょう・・ということです。ですから、アナログかデジタルかの２択でなく、デジタルをもっとうまく活用して、私たちはもっとアナログ的な分野に特化しましょう！・・・というメッセージを研修の締めとさせていただきました。

紙からデジタルファーストに対応するには、まず意識の変化が必要ですね。