電話の応対・・・・　　相模大野の司法書士からのアドバイス

 

 

 

時間泥棒にならないために・・・・・

 

 

仕事をしていると、終日電話応対に追われてしまうこともたびたびあります。

 

緊急で重要な電話と思って電話にでると、セールスの電話だったり、メールやＦＡＸなどの通信手段で代替できる内容の電話だったり、一旦電話を置いてもすぐに何度も繰り替えしかかってくる電話などなど・・・。

 

文案を考えている最中に、そのようなことが生じると仕事に対する集中力が失われたり、ふと思いついたアイデアが水の泡のように消えてしまって、「あれ、何だっけ！？」と二度と思い出せなくなることもあります・・・・（泣）

 

最近のネットでの投稿でも、電話をかけるという行為は、相手の時間を突然奪ってしまう、「タイム・ヴァンパイア」（時間吸血鬼）とか「電話野郎」などと表現されていて、否定的に捉えられている方がいらっしゃるのも事実のようです。

 

考えて見ると、人とお会いするときは、相手の都合のいい時間を確認し、相手の了承を得たうえでアポ取りをしますが、電話はそのような根回しをすることなく、いきなり相手に電話をかけて時間を拘束してしまい、知らず知らずのうちに相手の貴重な時間を奪っている側面は実際にあるのかもしれません。

 

しかも、携帯電話をほとんどの方が持っていますので、かかってきた電話に出ないということが許されない風潮になっているような気もします。

 

実際、私も、事前に予約をとっていただいたお客様との打ち合わせの最中に電話がかかってきた場合、もちろん、お客様との打ち合わせを優先するので、電話に出ることが出来ないわけなのですが、お客様との打ち合わせが終わって電話をいただいた相手に折り返しの連絡をすると・・・・

 

「急ぎの件で電話したのに、なんで出なかったのか！！」とお叱りをうけることも多々あります・・・・（笑）

 

そのような煩わしさを避けるためか、「メールでの問合せでしか対応しない」とか、「ホームページのどこを探しても電話番号が掲載されていない」企業や士業の方もいらっしゃいます。銀行や保険会社のように、電話の要件をあらかじめ選別するために、番号を選択した後でなければ担当者につながらないというシステムを導入しているのも、電話で無駄な時間を省きたいと考えているからかもしれません。

 

しかしながら、自分がサービスを受ける側に立った場合は、電話で直接やり取りしながら相談や確認をしたいと思ってますので、どの方法がベストなのか悩ましい問題だと思います。

 

電話応対のことについて考えていたところ、今日の日経の企業欄に、ニチガスが顧客からの問合せや修理の依頼に、ＡＩを活用した自動応答サービス（無人対応）を始めるという記事に、ちょうど目がとまりました。

 

自社だけでなく、他社にもそのシステムを売り込んでいくようです。似たようなことを導入している企業も増えているので、今後のＡＩの進化や人手不足の問題もあいまって、電話応対に対する私たちの意識も変化していくかもしれません。

 

少なくともこちらから電話をしようと思い立ったときは、急ぎでない案件や伝えることが多くて相手がメモを取る必要があるような件についてはメールをしたり、他の通信手段で代替できる要件なのか電話をかける前に考えてみたり、どうしても電話での対応が必要な場合でも、「今お時間よろしいでしょうか？」と必ず相手の都合を確認することを徹底していきたいと思います！