エバーノートで業務効率化！その２　相模大野の司法書士からのアドバイス

昨日、私どもの事務所で実際に利用している、Evernoteの使い方をお伝えしました。今日も引き続き、Evernoteについて、当事務所で利用している方法をお伝えしたいと思います。

ちなみに、無料で利用できるEvernoteのプランでは、データを保存できる量が少ないため、１年で５２００円のプレミアムプランを利用しています。５２００円でこれだけのことが出来るのは間違いなくお徳です・・・。https://evernote.com/intl/jp/upgrade/?tier=premium

さて、Evernote上でデータを保存する場合、ノートブックと呼ばれるフォルダーを作成して、ノートと呼ばれる資料を保存していきます。ノートは例えると、ワードで作成した個別文書のようなもので、それをノートブックと呼ばれる種別ごとの収納ＢｏＸに保存していきます。もちろん、検索機能があるので、ノートブックを作らないで利用する方法もあるかと思いますが、種別ごとに分けておいたほうが何かと便利です。

私どもの事務所では、まず01_仮受箱というノートブックを作成しています。01と数字を入れているのは、ノートブックを増やした場合でも、数字が若い順にノートブックが並ぶようにするためです。ここに入れるのは、種別に迷った場合、途中までの情報しか打ち込んでいない中途半端なノート、とりあえずノートを作成した場合に入れております。皆さんも利用していると思いますが、保留箱みたいなものです。

ただし、こちらのノートブックの断捨離を定期的にしていかないと、後から整理するのがつらくなるので、ルール化することが大事です。つまり、行く先のノートブックが決まった時点で、仮受箱のノートブック名をプルダウンして、それぞれのノートブックへ移動させていきましょう。

その次に、02_緊急のノートブックを作成しています。こちらは、スタッフにまず見てもらいたいことを入れるようにしており、緊急の文字も赤くして目を引くようにしています。なお、このノートブックに入れるノートには、昨日の電話連絡帳と同じように、名前を記入したチェックボックスを入れて、誰が確認済みなのか一目でわかるようにしております。

３番目は、電話連絡帳のノートブックにしています。今までは電話連絡帳１冊を使いまわししていたのですが、こちらにしてから電話を受けてすぐに自分のデスク上で用件をノートに打ち込めますし、そのままメールで不在担当者に送信できますので、非常に便利です。

４番目がプロジェクトのノートブックです。お客様の相談記録や会議録として、また、案件終了まで長期間を要するコンサル案件などについて、進捗の経過を記録しております。なお、ノート自体に共有ＵＲＬをつけることが出来るので、メールでＵＲＬを送信することで、そのノートのみをお客様や異業種の方と共有することが出来ます。ＵＲＬをクリックすれば、更新した情報も含めて共有できますので、共同案件を受託している場合の進捗管理が出来て便利です。

５番目は、回覧・連絡事項にしています。司法書士会からの大事な案内やスタッフ間で共有したいニュースの記事や、案件に関して注意すべき事項などについて、入れるようにしています。法改正や手続きが変わった場合などに周知したい場合に利用します。

ということで、優先順にノートブック名を作成していますが、６番目以降の利用方法に関しては、明日お伝えさせていただきたいと思います。