年賀状の電子化・・・！　　　　　相模大野の司法書士からのアドバイス

 

 

 

検索と管理が楽になります・・・・

 

 

事務所は６日までお正月休みをいただいておりますが、年始のご挨拶と年賀状の確認のために事務所に出所しております。

 

 

結局、なんだかんだで２日と３日も事務所に来ておりましたが・・（笑）

 

 

私どもの事務所では数年前から、年賀状を電子化して管理をしています。お客様へ送付させていただいた年賀状もすべて電子化するのと同時に、お客様からいただいた年賀状も電子化しております。

 

 

電子化していなかった時には、「あれ、このお客様に年賀状を出し忘れていないかな？」とか、「去年は年賀状を頂戴していたかな？」など不安になった場合に、すでに確認する手段がなかったり、確認に時間がかかったりしていたのですが、今では瞬時に検索をすることができます。

 

 

具体的には、年賀状を印刷した後に、「ＳｃａｎＳｎａｐ」という読み取り機ですべてのハガキをスキャンして電子化してしまいます。

 

 

スキャンのスピードもかなり速いですし、宛名面と裏面の両方を一気にスキャンすることができます。その後、このスキャンしたデータを「Ｅｖｅｒｎｏｔｅ」に取り込んでクラウド上で保存をしておきます。

 

 

保存の際は、「２０１９年送付分」という項目を作り、Ｅｖｅｒｎｏｔｅのノートで保存をします。Ｅｖｅｒｎｏｔｅではノート内にある電子文書の文字を認識してくれるため、例えば、鈴木一郎さんに年賀状を送ったかどうかを確認する場合は、「鈴木一郎」と検索するだけで、該当すればスキャンした年賀状がヒットしますし、送っていなければ該当ない旨の表示がされます。

 

 

また、お客様から頂戴した年賀状は、「２０１９年受取分」という項目を作って保存しておくと、来年に年賀状を出す際に今年誰から年賀状をもらったのかを、名前・住所・会社名などの任意のキーワードで検索をすることができます。

 

 

しかも、年賀状の右下にあるお年玉のくじ番号もスキャンされていますので、抽選日の１月２０日に番号が発表されたら、その番号を入力して検索するだけで、該当する年賀状があればヒットしますので、瞬時に当選の有無を調べることに活用することがもきます。

 

 

よって、今までのように１枚１枚確認をする手間がかからないので、時間の省力化にもつながりますし、いつでもどこでもＥｖｅｒｎｏｔｅにアクセスすればデータを引き出せることが出来ます。

 

 

ちなみに年賀状だけでなく名刺や完了事件の資料も電子化しているため、ドラえもんの四次元ポケットではありませんが、必要な時にパソコンやスマホで取り出すことが出来て非常に便利です。

 

 

行政文書も電子化されていく流れになっているようですので、効率化や省力化のためにも、文書等の電子化を検討されてみるのもいいかもしれませんね。