プチ改善・・・！　　　　相模大野の司法書士からのアドバイス

 

探す時間を極小化するために・・・・

 

 

昨日に引き続き、業務のことについて書いてみたいと思います。

 

 

お客様から仕事をご依頼をいただいた場合は、顧客管理ソフトへの入力を行うとともに、受託表に必要な情報を記入したうえ、クリアファイルに入れて金庫で保管をしております。

 

 

受託をいただいてからすぐに仕事が完了するものもあれば、半年、一年と時間を要するものもあり、立て続けに業務の依頼をいただくと、金庫の中が新規のクリアファイルが入らないくらい書類で一杯となることがあります。

 

すぐに書類を見つけやすいように、不動産登記は緑色、商業登記はオレンジ色のクリアファイルに入れたうえで、金庫に売買・相続・借換・・・など仕切りを作ったうえで分類ごとにファイルを仕舞っております。

 

 

ところが、本来、相続に仕舞うべきファイルを売買に入れてしまったり、金庫に入りきらないファイルを別のキャビネットファイルで保管したりとルールから逸脱してしまう状況が今までもありました。

 

 

そんな状況が生じていると、いざファイルを探すときに「！」となってしまいます。一瞬、ファイルを扮したしたのでは・・と良からぬ最悪の状況を思い浮かべながら、金庫からすべての書類を取り出して、「あ、こここにあったのか・・・」ということが起こってしまいます。

 

そこで、お客様から依頼をいただいたものの途中で案件がとまってしまい、金庫の中で数年の間眠っていたファイルの整理と２色に分類していたクリアファイルを仕切り毎にさらに色分けして、間違えたところに戻そうと思っても、色違いですぐにその間違いに気づく方法に変えてみることにしました。

 

 

途中でとまっていた案件については、数年後に依頼が再度きてもすぐにそのデーターを取り出せるよう電子データでスキャンしたおかげで、金庫の中が非常にすっきりしました。

 

 

また、仕切り毎に色分けしたおかげで、一目でどこに何のファイルが入っているのかが見える化され、ファイルを探す時間が格段に早くなったことと、ファイルを間違えた場所に仕舞うというヒューマンエラーが限りなく少なくなるであろう・・と感じました。

 

 

一番のメリットは、書類が見当たらないときに「！」という最悪の状況が頭によぎることがなくなることかもしれませんが・・・。

 

 

ちょっとした改善なのですが、毎日書類を探す一人あたりの時間を考慮すると、一年間に事務所全体で書類を探す時間に費やす時間を、このちょっとした改善でかなり減らすことができそうです。

 

 

やはり、常に問題が起きたら改善をするという意識をもっていないといけませんね。