書面でなくメールで・・・！　　　　　相模大野の司法書士からのアドバイス

株主総会の招集通知・・・・

今日は出社して一番目の仕事として、至急対応の依頼があった株主総会の招集通知を作成しました。

株主が１名や同族会社で紛争がないような中小企業であれば、株主総会を開催するために招集通知を送付するということは実務的にはあまりなく、株主全員の同意をもって招集手続きを省略する会社の方が多いのではないかと思います。

一方、株主に同族関係以外の株主がいるとか紛争性があるような事案については、後々のトラブル防止のために会社法の規定に従って、株主総会の招集通知を発する必要があります。

株主総会の招集通知に関しては、会社法第２９９条に規定が定められています。

「招集通知をメールで送ることはできますか？」という質問をいただくことがあるのですが、場合によっては、書面でなく、メール・電話・口頭で招集通知を発することも可能です。

（ただし、電話や口頭は証拠性の点や言い間違え聞き間違えがおきることもあるのであまりお勧めできませんが・・・）

その場合とは、取締役会が設置されている会社でなく、書面投票や電子投票を採用しない場合であれば、メールで招集通知を発することも可能です。

ちなみに、メールでなく書面で発する場合は、招集通知への記載事項が記載されていれば、特に用紙のサイズや書式などの制約はありません。

（上場企業などは、それぞれの会社でサイズ、書式、デザインなども異なっています）

今まで株主総会の招集通知を書面で送付するのが面倒であった方も、上記のように書面での通知が求められていない場合は、メールで招集通知を送信する方法もありますので、ぜひご検討してみてください！